A megfelelő vámügynök kiválasztása és integrálása – kulcsfontosságú összetevő a globális kereskedők számára

Vállalata exportál különböző országokba, és csapata küzd a helyi vámszabályok betartásával?

Olyan országokkal kereskedik, amelyeknek a vámtörvényei szinte lehetetlenné teszik a helyi vámügynökök nélküli gazdálkodást? Vagy az Ön által importált vagy exportált áruk mennyisége túl kicsi ahhoz, hogy igazolja saját vámhivatalát? Ezután két lehetősége van a kihívás kezelésére: tárgyalásokat folytathat kereskedelmi partnereivel olyan incotermekről, amelyek arra kötelezik őket, hogy saját maguk végezzék el a vámkezelést. Vagy bérelhet egy vámügynököt a vámalakiságok intézésére.

Az első alternatíva nem mindig kivitelezhető, mivel az ügyfelek gyakran ragaszkodnak a már vámkezelt áruk átvételéhez. A második lehetőség, a vámügynökhöz történő kiszervezés azt jelenti, hogy külföldi üzleti partnerrel való kereskedés során nincs szükség a vámfolyamatok specifikus ismereteire, és sok adminisztrációs munkától kímélheti meg magát. De a vámkezelés soha nem lehet olyan téma, ami „elment a szemünk elől.

Már csak azért sem, mert nem a vámügynök, hanem a nyilatkozatot benyújtó cég a felelős annak pontosságáért. Sok országban pedig bűncselekménynek számít a vámáru-nyilatkozatokon pontatlan adatok megadása. Tehát senki, aki a vámigazgatásért felelős, nem engedheti meg magának, hogy ne törődjön a vámügynöke működésével.

De melyek a legfontosabb szempontok a vámügynök kiválasztásánál? Számos megfontolandó kérdés van:

Először is, rendelkezik-e a bróker azzal a szakértelemmel, amely releváns az Ön vállalata és iparága számára? Vannak referenciáik ipari szövetségektől vagy külföldi kereskedelmi kamaráktól? Saját, szakképzett személyzetet vesznek igénybe, vagy alvállalkozói hálózattal dolgoznak? Rendelkeznek-e a szükséges kapcsolatokkal a vámhatóságokkal?

Másodszor, hogyan fogja integrálni a vámügynököt a házon belüli folyamatokba? Hogyan továbbítja a vámáru-nyilatkozathoz szükséges információkat és dokumentumokat? Hogyan kapja meg a válaszokat, és a vámügynök hogyan látja el az Ön nyilvántartásához szükséges adatokat és dokumentumokat?

Harmadszor pedig, hogyan tervezi értékelni a vámügynök teljesítményét, milyen gyorsak, és hogy a vámáru-nyilatkozatok megfelelnek-e a dokumentációnak és az utasításoknak? Milyen gyakran érkezik panasz a vámhivataltól, vagy milyen büntetésekkel kell szembenézni a hibás nyilatkozatok miatt?

Azt is fontos megjegyezni, hogy a vámkezelés nem csak az áruk gyors vámkezelését jelenti, hanem a vámok optimalizálását is, hogy vállalkozása versenyképesebb legyen a globális piacokon. Egy másik tényező, amely meghatározza, hogy a vámügynökkel való kapcsolata működni fog, az az, hogy mennyire hatékonyak a napi interakciók.

Míg a legtöbb házon belüli vámügyi csapattal rendelkező vállalat közvetlen kapcsolattal rendelkezik a vámhatóságok informatikai rendszereivel, a vámügynökök esetében ez nagyon ritkán fordul elő. A brókerekkel való kommunikáció során szinte mindig vannak hiányosságok a digitális információáramlásban. A feladó általában e-mailt küld a vámügynöknek a vámkezelésre vonatkozó utasításokkal és a szükséges dokumentumokkal. A brókerek adatrögzítői ezután manuálisan beviszik ezeket az adatokat saját rendszerükbe a vámáru-nyilatkozat elkészítéséhez. Ez viszonylag munkaigényes és hibákra hajlamos.

A vámügynökök közvetlen összekapcsolása ügyfeleik informatikai rendszereivel sokkal egyszerűbb folyamatot biztosítana. Az ügyfelek utasításai és a bróker nyilatkozatai közötti automatizált szinkronizálás lehetővé tenné az esetleges eltérések azonosítását és elemzését, valamint a pontos nyilvántartások archiválását. A hatékony vámkezelés napjainkban valóban a vámügynökök és ügyfeleik közötti integrált IT-n múlik. A vámfolyamatok felgyorsítása mellett nagymértékben csökkentené az importőrök és exportőrök felelősségi kockázatát a szolgáltatók hibáiért.